上一节我们介绍了岗位分析的一些基本知识,也特别说明了岗位分析是所有管理工作中最为基础的工作。在一百多年前的美国企业,就已经开始开展了此项工作。在一战前,岗位分析已经开始大规模的运用,尤其是在军队中应用的很广泛,例如,一个坦克驾驶员和一个投弹手这两者的各自特征是什么,对人员的要求又是什么,他们之间的工作标准是什么,等等,在那个时候,这些工作就是岗位分析了。接下来,这一节我们介绍岗位分析需要分析的内容以及具体包括哪些方面,同时简单介绍它的作用和价值。
岗位分析的内容和需要收集的信息,主要包括以下几个方面:1岗位的基本情况,包括岗位名称、岗位工作地点等;2岗位的工作概述,也即是设置该岗位的目的;3工作关系,表明组织中的权力链;4工作职责,是对工作的细节描述;5工作输出,包括工作输出的量化和非量化的绩效标准;5权限与相互之间的关系,包括承办、审核、复核、批准等;6工作环境,包括物理和心理环境,一般指的是物理环境;7其它方面,包括工作依据等。具体而言,用英语单词来表达岗位分析需要分析的内容也即是需要收集的信息就是6W和1H,做什么(What)、为什么做(Why)、谁来做(Who)、什么时候做(When)、在哪里做(Where)、为谁做(for Whom)、如何做(how)等。通过表格的方式,具体说说这些内容包括哪些细节和作用。
NO. | 内容 | 解释 | 细节 | 作用 |
1 | 为什么做(why) | 指任职者的工作目的,也是该项工作在整个组织中的作用 | 包括设置这个岗位的目的是什么、不设置这个岗位是否可行、该岗位在整个组织中的作用是什么,能为这个组织带来的价值是什么。 | 思考该岗位是否能为公司的战略带来应有的价值和贡献 |
2 | 做什么 (what) | 指从事的工作活动 | 包括任职者需要完成的工作任务、活动结果和产出是什么、工作的衡量标准是什么 | 建立绩效管理体系、提取KPI、组织期望与要求、培训管理等 |
3 | 谁来做 (who) | 指对从事该项工作人员的必备要求和任职条件 | 包括知识、技能、经验、个性特征、身体素质、教育要求、培训经历等等 | 任职资格管理体系、后备梯队建设、招聘体系建设 |
4 | 什么时候做(when) | 指该项工作活动进行时的时间安排 | 包括完成这项工作所需的大致工作量、完成该项工作的时间频率,例如是每日进行还是每周进行等等 | 工作规划与时间计划 |
5 | 在哪里做(where) | 表示对工作进行的环境要求 | 非知识型员工,主要是工作的自然环境;而知识型员工则会涉及到心理环境要求和社会环境要求 | ISO评审要求 |
6 | 为谁做 (for whom) | 指在工作中与其他岗位发生的关系以及相互之间的影响,简单说就是汇报关系 | 包括工作的请示汇报关系、工作的信息提供对象或工作结果提交对象、工作监控与指挥对象等 | 组织结构设计与优化、职位设置与调整 |
7 | 如何做 (how) | 指任职者如何进行工作活动以获得预期的工作成果 | 包括工作依据、工作程序和流程、工作活动中涉及到的工具和机械设备、工作活动涉及到的文件记录、工作中的关键控制点等 | 工作流程梳理、流程再照 |
当然,岗位分析的作用还有很多,包括定岗定编、岗位价值评估、薪酬体系建设、人力资源规划等等。以后我们单独就岗位分析的作用和价值以及应用做一篇详细的介绍。另外,从上面的表格中也可以看出,岗位职责描述(也即是What)属于岗位分析其中的一个非常重要和关键的内容,我们会重点介绍这个内容。下一节,我们介绍岗位分析的一些专业术语,包括岗位、职位、任务、职责、工作等等的名词解释。