每次开始一个新的项目,都会进行项目之前的启动会。最初做项目的时候,我没有承担主题演讲者的角色,因而也意识不到项目启动会究竟有什么作用和意义。但最近几年,自己承担项目的负责人,独立做了十几个项目,比较这些项目的成功与经验,逐渐的感受到项目启动会的重要价值
项目启动会召开的背景
项目启动会表面上看可有可无,实际上却对整个项目的运作带来很深的影响。一个公司既然想到请第三方进行管理变革的工作,大抵上是遇到了一些自身不好解决的问题,或者公司的经营发展遇到了瓶颈,管理问题已经严重制约公司的发展。表现出来的关于管理方面的问题就是,战略不清晰、结构不合理、职责重叠交叉、流程不顺畅、对员工的激励不到位、不能奖优罚劣,进而对员工的积极性造成伤害,又反过来影响到公司产品的质量、交付时间等等,从而形成一个恶性循环
寻找第三方来解决管理方面的问题,本身就是企业想要改变现状、追求进步的一种表现。经过长时间的洽谈后,企业方终于选定了一家咨询公司后,相关的咨询工作也就紧锣密鼓的开始了。但在进行正式的咨询之前,如果不就该咨询项目进行一次交代,则会引起公司内部员工的很多疑惑。召开启动会,就显得很有必要了
项目启动会召开的作用
首先,也是最重要的一点,是要向公司全体员工传递一个信息-----公司要进行变革管理。通过管理变革,改变过去不恰当的做法,使得企业能朝着更好的方向迈进。于是请专家请第三方进行公司的变革管理,表达了公司变革的决心,这本身也是对员工的一种无形的激励
其次,为咨询工作的顺利开展做好铺垫。咨询项目工作本身并不是一件简单的事情,其中的流程、方法、工具等传递工作,咨询方与客户方之间的协调与沟通等等,都需要双方的密切配合,利用启动会的时机,将相关的程序、时间、计划等向全体员工做个交代,等到正式进行咨询的时候,也就不会出现太多的衔接上的问题
第三,宣传咨询的必要性与重要性,统一思想认识,增强凝聚力。为什么要做咨询,公司高层也许是知道的,但他们更多的是基于公司现实的经营管理方面出现问题这一角度来理解做咨询的重要性,而未必能从理论的高度来理解做咨询的重要性。公司中层管理者以及其它的员工则更加不清楚为什么公司要选择第三方介入变革。于是也有必要利用项目启动机会,站在理论的高度,结合公司的实际,阐述咨询的重要性和必要性。从而达到统一思想统一观念的目的
例如最近我们刚启动的许昌某集团的一个下属公司的启动会上,咨询方项目经理就从企业的经营发展与组织
发展的平衡角度,结合企业发展的生命周期理论,详细分析了公司目前的经营状况不理想的原因是因为忽视了组织发展的重要性,以及公司目前所处的发展阶段,弱化了人力资源管理工作给公司经营发展带来的障碍。同时咨询方项目经理结合企业外部的竞争环境,行业的特点,说明管理变革的重要意义,从而利用这样的机会,统一大家的思想和认识,为后期的调研访谈和方案的设计奠定了良好的基础
第四,项目咨询工作,一般会有一些调研问卷的填写工作。过去我们大多是将问卷发给各级人员,让他们填写后提交。但这种方式往往回收周期很慢,而且一些提交上来的问卷出现不完整和废卷的情况。召开项目启动会,由于参加的人可以事前确定,现场的气氛也比较严肃,这就为现场填写问卷创造了条件
召开项目启动会需要注意的方面
首先,注意选择项目启动会演讲的素材收集与准备。你想在演讲会上传递什么信息,事前就应当做好思考。
在进行项目洽谈的时候,大致上对该企业也有了初步的了解,包括这个企业存在的问题、目前想要解决的难题、为什么要做这个项目等等,所以在启动会上要演讲那方面的内容大致上就应当心中有数。素材的收集与准备也十分重要,这包括企业的在行业的地位与影响力、公司的业务特点、成长历史、企业的文化、目前的经营状况和水平、竞争对手的信息、现有人力资源管理的水平等等。尽管在台上演讲的时间不长,有些资料和数据可能也就一带而过,但在演讲时所抛出的每一句话,都是经过再三斟酌,精心准备的
例如,在许昌某咨询项目的过程中,我们在进行启动会演讲材料的准备中,了解该企业目前正在进行研发IPD(产品集成开发)的项目,并到了收尾阶段。该项目进行了组织结构的调整,从而对人员管理工作带来挑战,基于这个原因,公司决定选择第三方介入人力资源管理的变革工作。了解到这些背景后,我们阅读了大量的IPD资料,并收集了与公司相关的信息,最终选择的主题是“为什么要做这个咨询项目”的演讲
其次,在进行演讲之前,最好是在团队成员内部进行研讨和试讲。由于演讲时,不可预知的因素很多,主题演讲人也不一定能做到完全的可控,所以事前的试讲就显得很有必要。通过试讲,可以知道哪些该讲哪些不该讲,做到心中有数。同时,通过内部研讨与试讲,也可以减少正式讲演时可能出现的紧张与慌乱
第三,项目启动会的出场人事前就要商议好。除了咨询方的主题演讲人之外,客户方是有总经理出场还是副总出场,这都涉及到一些人际方面的问题,不能掉以轻心。一般情况,建议客户方的某位副总开场说一个简短的说明,紧接着是顾问方的主题演讲者进行正式演讲,最后由公司的总经理进行总结。具体如何安排,需要结合客户方的具体情况,做充分的沟通与交流,以免留下项目过程中的隐患